De Universiteit van Amsterdam migreerde alle medewerkers en studenten van lokale servers naar Microsoft Office 365 Cloud-opslag. Dit project richtte zich op het toegankelijker maken van de online werkomgeving voor studenten, medewerkers en derden met als doel volledig op afstand te kunnen werken.
Projectbeschrijving
Het migratieproject was een omvangrijke onderneming die zowel technische als communicatieve uitdagingen met zich meebracht. Het doel was om een naadloze overgang te creëren naar de Microsoft Office 365 Cloud-opslag voor 35.000 gebruikers, inclusief studenten, medewerkers en externe partijen. Om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte bleef van het proces en de voortgang, was een gedetailleerd communicatieplan noodzakelijk. Dit plan omvatte het verstrekken van essentiële informatie via meerdere kanalen zoals sociale media, intranet, Yammer, Outlook en fysieke prikborden.
Mijn rol
Als communicatiespecialist had ik een cruciale rol in dit project. Mijn verantwoordelijkheden omvatten:
Ik hield nauw contact met faculteitsdirecteuren, managers en medewerkers om hen tijdig te informeren en te adviseren over het migratieproces.
Ik stelde een uitgebreid communicatieplan op en beheerde de uitvoering hiervan, wat inhield dat ik alle communicatie naar de 35.000 betrokkenen coördineerde.
Ik hield nauw contact met faculteitsdirecteuren, managers en medewerkers om hen tijdig te informeren en te adviseren over het migratieproces.
Ik hield nauw contact met faculteitsdirecteuren, managers en medewerkers om hen tijdig te informeren en te adviseren over het migratieproces.
Ik hield nauw contact met faculteitsdirecteuren, managers en medewerkers om hen tijdig te informeren en te adviseren over het migratieproces.
Projectuitdagingen en oplossingen
Een van de grootste uitdagingen was het bereiken en informeren van een grote en diverse doelgroep van 35.000 mensen. Dit vereiste een zorgvuldige planning en coördinatie om ervoor te zorgen dat iedereen tijdig en duidelijk op de hoogte werd gehouden van de migratie en de implicaties daarvan.
Om deze uitdaging aan te pakken, heb ik een gedetailleerd communicatieplan ontwikkeld dat verschillende communicatiekanalen gebruikte om de informatie te verspreiden. Dit omvatte regelmatige updates via sociale media, intranet, Yammer, Outlook en fysieke prikborden. Daarnaast organiseerde ik workshops en trainingen om gebruikers hands-on begeleiding te bieden, waardoor ze zich beter voorbereid voelden op de nieuwe werkomgeving.
Resultaten en impact
- Een volledig gedocumenteerd communicatieplan met alle
publicaties, mailingtemplates en berichten die tijdens de migratie
zijn verstuurd. - Verhoogde betrokkenheid en tevredenheid onder de gebruikers
dankzij regelmatige en duidelijke communicatie. - Een significante toename in het gebruik van de nieuwe cloud-
opslagoplossing, mede dankzij de effectieve trainingen en
workshops.
Klaar om een impact te maken met jouw organisatie?